Corporate Portal ไขกุญแจเปิดประตูสู่โลกดิจิตอล...

ทุกวันนี้มีข้อมูลข่าวสารมากมายที่จะต้องแพร่กระจายให้กับพนักงานภายในหน่วยงานหรือองค์กรต่างๆ ได้รับทราบในทุกๆ เรื่อง ตั้งแต่ข้อมูลการวิจัย การศึกษาค้นคว้าไปจนถึงการจัดสรรตารางเวลาและนัดหมาย รวมทั้งผลประโยชน์ต่างๆ ที่ได้รับ ในบางหน่วยงานและบางองค์กรการเลือกใช้เว็บท่าสำหรับองค์กรหรือที่เรียกว่า Corporate Portal ดูเหมือนจะเป็นทางออกเพียงทางเดียวสำหรับข้อมูลที่มีมากมายเช่นนั้น

ด้าน Personalization (ข้อมูลส่วนบุคคล)

* ประกาศของหน่วยงาน : ดูแลการประกาศแบบเฉพาะเจาะจง และการติดต่อกับลูกจ้างหรือพนักงาน
* การออกแบบหน้าจอและเลย์เอาต์ : แก้ไขมุมมองและความรู้สึกที่มีต่อหน้าจอ
* การสร้างส่วนเพิ่มเติมย่อย เพิ่มความสามารถให้กับเว็บท่าหรือ Portal เช่น สามารถอิมพอร์ตเว็บเพจได้ หรือสืบค้นหัวข้อต่างๆ ที่สัมพันธ์กับลูกค้าที่ต้องการได้ เป็นต้น

ด้าน Collaboration (การทำงานร่วมกัน)

* สามารถทำงานร่วมกับอีเมล์ : ให้คุณแอ็กเซสอีเมล์ได้ทั้งที่ทำงาน ที่บ้าน และอีเมล์ที่เป็นเว็บเบส
* แชท : เพื่อการติดต่อสื่อสารแบบเรียลไทม์
* จัดกลุ่มอภิปราย (Discussion Group) : จัดทำรายการอภิปรายหรือประชุม ซึ่งช่วยให้สามารถโฟกัสในประเด็นได้ดีกว่าการใช้อีเมล์
* การจัดการ/บริหารงาน : จัดทำแผนผังขั้นตอนในการทำงานหรือโปรเจ็กต์ รวมถึงการตรวจสอบความคืบหน้าของงาน
* การทำบันทึกรายวัน : เก็บข้อมูลการนัดหมายและแชร์ข้อมูลร่วมกันระหว่างเพื่อนร่วมงาน Knowledge Management (การจัดการข้อมูลและแหล่งความรู้)
* การค้นหาข้อมูล (Search) : ค้นหาได้ทั้งจากทางเว็บ ฐานข้อมูลภายใน อีเมล์ และที่เก็บเอกสารรวม
* การสืบค้นข้อมูล (Crawling) : สามารถกำหนดตารางเวลาให้สไปเดอร์ไปเก็บข้อมูลข่าวสารที่มีประโยชน์ทั้งจากแหล่งข้อมูลภายในและจากเว็บเพจที่ต้องการ
* การจัดหมวดหมู่ (Categorization) : จัดข้อมูลที่ได้จากการค้นหา และสืบค้น ให้เป็นหมวดหมู่ Content (ส่วนของเนื้อหา)
* การจัดการกับเอกสาร : สามารถมอนิเตอร์ ควบคุม และจัดเก็บเอกสารเป็น archives
* การทำงานร่วมกับแอพพลิเคชันต่างๆ : ให้คุณสามารถแอ็กเซสแอพพลิเคชันได้โดยตรงจากพอร์ทัล
* การอิมพอร์ตเว็บเพจ : เพื่อให้คุณสามารถเรียกเว็บเพจที่ใช้งานบ่อยๆ ขึ้นมาได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
ในการแจกจ่ายเอกสารกองโตให้กับพนักงานเพื่อเผยแพร่ข้อมูลของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นดูจะเป็นเรื่องที่น่าเบื่อและหนักหนาสาหัสเอาการสำหรับธุรกิจเก่าๆ ที่ล้าสมัย อีกทั้งยังเป็นการสูญเสียค่าใช้จ่ายขององค์กรอย่างมหาศาล ดังนั้นจึงควรหาทางออกสำหรับงานเอกสารและการทำงานในรูปแบบเดิมนี้ คำตอบในการแก้ปัญหาเรื่องนี้มีอยู่แล้ว โดยอาศัยวิธีการที่เรียกว่า ระบบข้อมูลสำหรับองค์กร (Enterprise Information) หรือ Corporate Portal ผู้บุกเบิกทางด้านนี้ได้แก่ Plumtree และบริษัทใหม่ที่เกิดขึ้นตามมาอีกหลายๆ ราย เช่น Hummingbird ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ได้เปลี่ยนอินทราเน็ตที่เทอะทะ หรือระบบข้อมูลข่าวสารแบบกระดาษให้กลายเป็นเว็บเพจ ที่ได้รับการปรับแต่งให้เหมาะสมกับพนักงานแต่ละคนขององค์กร

Corporate Portal เปรียบเสมือนประตูสู่ข้อมูลข่าวสารทั้งหมดขององค์กรที่จำเป็นสำหรับการทำงาน ซึ่งโดยทั่วไปจะต้องแอ็กเซสผ่านทางบราวเซอร์ด้วยการใช้รหัสผ่าน และล็อกอินเข้าไปสู่เว็บเพจที่ลิงก์ไปยังทูลต่างๆ ในการจัดการข้อมูลความรู้ และทูลของการทำงานร่วมกันของบริษัทได้อย่างง่ายดาย พอร์ทัลในระดับสูงขึ้นมาอย่างเช่น ผลิตภัณฑ์ในการทดสอบครั้งนี้ ยังมีความสามารถในการสืบค้นข้อมูลทั้งจากภายใน และภายนอก จากเว็บเพจไปจนถึงฐานข้อมูลภายในองค์กรที่เก็บรวบรวมเอกสาร และแหล่งความรู้อื่นๆ เช่น อีเมล์ และเอกสารของหน่วยงานต่างๆ ข้อมูลที่ค้นพบจะถูกจัดทำดัชนีแบ่งแยกออกเป็นหมวดหมู่ และนำเสนอแก่ผู้ใช้ในรูปแบบของรายการลิงก์ ซึ่งเป็นวิธีเดียวกันกับการแสดงผลลัพธ์ในเว็บจำพวกเสิร์ชเอนจิ้นทั้งหลายนั่นเอง

โดยทั่วไป Portal สามารถกำหนดค่าต่างๆ ได้เอง ผู้ดูแลระบบสามารถปรับปรุงแก้ไขเว็บได้หลายรูปแบบ Portal มีอินเทอร์เฟซแบบบราวเซอร์ซึ่งการทำงานแต่ละอย่างจะอยู่ในรูปของแท็บ กล่องข้อความ หรือลิงก์ กล่องข้อความหนึ่งอาจเป็นการให้ผู้ใช้ใส่อีเมล์แอดเดรส อีกช่องหนึ่งให้ใส่วันที่ และสุดท้ายเป็นข้อมูลของข่าวหรือดัชนีราคาหุ้น รวมไปถึงลิงก์กลับไปยังเว็บไซต์แรกด้วย หากคลิ้กไปอีกจุดหนึ่งอาจเป็นการเปิดแอพพลิเคชันตัวหนึ่งของบริษัท ที่นำมารวมเข้าไว้ใน Portal แห่งนี้ เช่น ให้พนักงานสามารถเปิดโปรแกรม Word หรือ Siebel จากหน้าเว็บเพจได้เลย

สงคราม Portal เราได้ทำการทดสอบเครื่องมือประเภทนี้จากทั้ง Lotus, Microsoft, Plumtree และ Viador โดย Plumtree และ Viador เป็นเสมือนผู้บุกเบิกและก่อตั้งธุรกิจประเภทนี้ขึ้นมา เราได้ขอรีวิวผลิตภัณฑ์ของ Hummingbird เช่นกัน แต่ได้รับการปฏิเสธ ส่วนผู้ทำธุรกิจรายอื่นๆ รวมทั้งชื่อที่เราคุ้นเคยกันดีอย่างเช่น Oracle, Sybase และ Yahoo! ทางเราก็มีการรีวิวรายละเอียดพื้นฐานของผลิตภัณฑ์ไว้ในตาราง "คู่แข่งรายอื่น" ซึ่งคุณสามารถอ่านได้ในตอนท้ายของบทความนี้

ในขณะที่มีผลิตภัณฑ์ที่ยอดเยี่ยมหลายตัวรันอยู่บน Solaris และระบบปฏิบัติการอื่นๆ แต่เราก็เลือกที่จะทดสอบผลิตภัณฑ์ที่รันอยู่บนวินโดวส์เอ็นทีมากกว่า เนื่องจากสามารถจัดหามาทดสอบได้ง่ายที่สุด เราทดสอบผลิตภัณฑ์โดยอาศัยเกณฑ์ของความง่ายในการติดตั้งและการดูแลระบบ ความสามารถในการค้นหา และการกำหนดค่าต่างๆ ได้เองตามต้องการ Corporate Portal อาจจะมีการใช้งานเพิ่มขึ้นอย่างแพร่หลาย และแม้ว่าประโยชน์ที่ได้รับจะมีมากมายเพียงใด แต่มันก็ยังยากที่จะจัดให้เหมาะสมกับการใช้งาน โดยเฉพาะกับองค์กรที่ต้องการรวมเอาแหล่งข้อมูลและแอพพลิเคชันเข้ามาผูกไว้ด้วยกัน เพื่อที่จะทำให้การทำงานง่ายขึ้น Portal ส่วนใหญ่จะมีรูปแบบการติดต่อกับซอฟต์แวร์ที่เรียกว่าโมดูล (Module) เช่น ช่วยให้เราใช้งาน Lotus Notes ได้ใน Corporate Portal เป็นต้น โมดูลนั้นช่วยให้ผู้พัฒนาสามารถสร้างเวอร์ชันของแอพพลิเคชันที่นิยมใช้งานกันอย่างแพร่หลาย ในรูปแบบลดทอนส่วนที่ไม่ต้องการทิ้งได้ เช่น สามารถผนวกโปรแกรม Microsoft Outlook เข้าไปกับ Portal ได้ทันที เป็นต้น โมดูลโดยทั่วไปจะอยู่ในรูปของลิงก์หรือหน้าต่างบน Portal และผู้ใช้ทั่วไปสามารถใส่หน้าเว็บเพจเข้าไปได้ง่ายมาก Plumtree เรียกโมดูลนี้ว่า Gadget ในขณะที่ Lotus และ Viador ใช้ชื่อว่า Portlet และไมโครซอฟท์เองก็เรียกโมดูลนี้ว่า Web Part

แม้ว่าประโยชน์ในการใช้งานจะมีมากอย่างที่ได้กล่าวมาแล้ว แต่การรวบรวมข้อมูลเข้าไปเก็บไว้ใน Portal ต้องใช้เวลามากด้วยเช่นกันหากข้อมูลนั้นได้มาจากแอพพลิเคชันที่ไม่อยู่บนพื้นฐานของวินโดวส์และเก่ามาก ตัวอย่างเช่น ข้อมูลบนเครื่องเมนเฟรม ซึ่งอาจต้องเสียเวลาหลายเดือนในการสร้าง Portal และรวมเข้าไว้กับแบ็กเอนด์ที่มีอยู่ ไม่ว่าคุณจะมีวิธีการทำงานอย่างไร การสร้าง Corporate Portal นั้นต้องเสียค่าใช้จ่ายสูงที่มาก และค่าใช้จ่ายจะลดลงได้หรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับจำนวนของแหล่งข้อมูลและแอพพลิเคชันที่ต้องการรวมเข้าไปไว้ใน Portal นั่นเอง

ที่มา : http://www.arip.co.th/2006/mag_list.php?g3=3&ofsy=2001&ofsm=7&id=PCMag&g3s=3&halfmonth=0&mag_no=08&element_id=401927&mag_g=A&g3as=5

www.No-Poor.com