เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันและการตัดสินใจกลุ่ม

บทที่ 10

เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันและการตัดสินใจกลุ่ม

(Collaborative Computing Technologies: Group Support Systems)

ในบทเรียนที่ผ่านมาเราได้ทำการศึกษาเกี่ยวกับกระบวนการในการพัฒนาระบบ DSS ซึ่งเราทราบแล้วว่าแนวทางพัฒนาระบบ DSS นั้นจะนิยมใช้วิธีการสร้าง Prototype

ในบทนี้เราจะศึกษาถึงเทคโนโลยีที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันและการทำงานกลุ่ม ซึ่งหัวข้อที่จะศึกษามีดังต่อไปนี้

หัวข้อ (Topic)

10.1 การตัดสินใจกลุ่ม

10.2 คุณลักษณะของ Groupwork (Groupwork Characteristics)

10.3 Groupware

10.4 ระบบสนับสนุนการทำงานกลุ่ม (Group Support System)

10.5 การเรียนรู้ทางไกล (Distance Learning:DL)

วัตถุประสงค์การเรียนรู้ (Learning Objective)

1. อธิบายความสัมพันธ์ของ Groupwork กับ Groupware ได้

2. แนะนำเทคโนโลยีที่สนับสนุนการทำงานกลุ่มได้

3. บอกข้อดีของ Groupwork และ Groupware ได้

4. บอกข้อดีและข้อเสียของการเรียนรู้ทางไกลได้

5. บอกเหตุผลได้ว่าทำไมต้องมีระบบการเรียนรู้ทางไกล

10.1 การตัดสินใจแบบกลุ่ม

เป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ที่มีผู้ร่วมตัดสินใจมากกว่าหนึ่งคน ส่งผลดีในการแก้ปัญหา โดยที่ทุกคนสามารถระดมความคิดเห็นกันได้ แต่ก็อาจใช้เวลานานในการประชุมเพื่อหาข้อสรุปในการแก้ไขปัญหาหนึ่ง ๆ และยังอาจก่อให้เกิดข้อขัดแย้งในการลงคะแนนเสียง (Vote) สำหรับกรรมการผู้เข้าร่วมประชุมอีกด้วย

ซึ่งปัจจุบันองค์กรต่าง ๆ จะนำ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันภายในองค์กร (Collaborative Computing Technologies) หรือที่เรียกว่า “ระบบสนับสนุนการทำงานกลุ่ม (Group Support Systems)” เข้ามาใช้

บุคลากรในองค์กรมีความจำเป็นที่จะต้องมีการทำงานร่วมกัน (Perform groupwork) มีความร่วมมือและประสานงานกัน (Need to collaborate) และมีการสื่อสารระหว่างกัน (Need to communicate)

10.2 คุณลักษณะของ Groupwork (Groupwork Characteristics)

ลักษณะของการทำงานเป็นกลุ่ม คือ การทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม มีบุคคลร่วมงานมากกว่าหนึ่งคน อาจจะอยู่ต่างสถานที่ (Different places) ต่างเวลากัน (Different times) ซึ่งกลุ่มคนทำงานนี้อาจจะอยู่ในองค์กรเดียวกันหรือต่างองค์กรกัน (Same or different organizations) ก็ได้ งานที่ทำร่วมกันนั้นอาจเป็นงานแบบชั่วคราวหรือแบบถาวร (Permanent or temporary)

คุณลักษณะอื่น ๆ ของ Groupwork (More Characteristics)

มีการใช้อำนาจร่วมกันระหว่างกลุ่ม ซึ่งบางครั้งอาจทำให้เกิดความขัดแย้งเกิดขึ้นระหว่างการทำงาน แต่

ก็อาจนำมาซึ่งผลประโยชน์ที่อาจจะเพิ่มขึ้นในแง่ของ การเพิ่มผลผลิต แต่บางครั้งก็อาจจะมีการสูญเสียเกิดขึ้นระหว่างการทำงานได้เช่นกัน ในการทำงานที่ต้องการการตอบสนองที่รวดเร็วอาจจะเป็นเรื่องยาก เนื่องจากกลุ่มคนทั้งหมดที่มาทำงานร่วมกันนั้นอาจไม่สะดวกในเรื่องเวลาและสถานที่ รวมถึงแหล่งขององค์ความรู้ที่นำมาใช้ อาจมาจากหลายแหล่ง หรืออาจมาจากองค์กรภายนอก

การทำงานกลุ่มนั้นสามารถกระทำร่วมกันได้ทุกที่ทุกเวลา (Anytime / Anyplace Collaboration) โดยใช้ Web เป็นสื่อกลาง (Enabled by Web) และทำงานบนเครื่อง PC ทำให้มีต้นทุนที่ต่ำ

การประชุม (Meetings)

การประชุมกลุ่ม เป็นการทำกิจกรรมร่วมกัน (Joint activity) ผลลัพธ์ที่ได้จะขึ้นอยู่กับการใช้องค์ความรู้ของผู้เข้าร่วมประชุม และขึ้นอยู่กับองค์ประกอบหลาย ๆ อย่างของกลุ่ม รวมถึงกระบวนการตัดสินใจ

ซึ่งการประชุมกลุ่มก็มีความเสี่ยงในเรื่องของการเจรจา การสนทนา หรือการมีความคิดเห็นที่ไม่ลงรอยกัน

10.3 Groupware

เป็นเครื่องมือที่นำเข้ามาช่วยในการสนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม หรือการประชุมกลุ่ม (To support groupwork / meetings) โดยส่วนมากแล้ว Groupware จะใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือในการสนับสนุนการทำงาน (Computer-supported cooperative work :CSCW) และมีโปรแกรมเฉพาะสำหรับสนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม

นอกจากนี้ เครื่องมือที่จะนำเข้ามาช่วยในการสนับสนุนการสื่อสาร (Communication Support) ก็เป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกัน และเทคโนโลยีสมัยใหม่ในปัจจุบันก็มีราคาค่อนข้างถูก สามารถทำงานด้วยความเร็ว มีความสามารถและความน่าเชื่อถือสูง เครื่องมือดังกล่าวก็คือ เครือข่าย Internet และ Web

เครื่องมือที่ใช้ในการสนับสนุนการสื่อสาร (Supporting Communication)

1. เครื่องส่งโทรเลข (Telegraph)

2. โทรศัพท์ (Telephone)

3. วิทยุ (Radio)

4. โทรทัศน์ (Television)

5. ระบบการประชุมทางไกลภาพและเสียง (Videoconferencing)

6. อินเทอร์เน็ต/เว็บ (Internet / Web)

การสนับสนุนการทำงานร่วมกัน (Supporting Collaboration :CSCW)

CSCW เป็นการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในการทำงานร่วมกัน หรือเรียกอีกชื่อหนึ่งว่า GSS: Group Support System มีลักษณะคือ มีกลุ่มคนทำงานร่วมกัน (People work together?) มีระบบสารสนเทศสำหรับใช้สนับสนุนการตัดสินใจกลุ่ม (Group Support Systems : GSS) มีเทคโนโลยีหรือ Software (Groupware) ที่ใช้ร่วม เช่น ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic meeting systems) หรือ ระบบการประชุมทางไกลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic conferencing systems)

กรอบของเวลาและสถานที่ (A Time/Place Framework)

เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม สามารถสนับสนุนการทำงานร่วมกันได้ทุกที่/ทุกเวลา แม้จะต่างสถานที่ต่างเวลากัน ก็ยังมีเครื่องมืออำนวยความสะดวกที่เหมาะสม ซึ่งเทคโนโลยีที่นำมาใช้มีลักษณะดังนี้

1. เทคโนโลยีที่สามารถใช้ทำงาน ณ เวลาเดียวกัน / สถานที่เดียวกัน (Same Time / Same Place)

คือ ห้องตัดสินใจ (Decision Room)

2. เทคโนโลยีที่สามารถทำงาน ณ เวลาเดียวกัน / ต่างสถานที่กัน (Same Time / Different Place) คือ

ระบบการประชุมทางไกลภาพและเสียง (VideoConference)

3. เทคโนโลยีที่สามารถทำงานต่างเวลา / สถานที่เดียวกัน (Different Time / Same Place) คือ

ระบบที่ทำงานผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต (via Internet)

4. เทคโนโลยีที่สามารถทำงานต่างเวลา / ต่างสถานที่กัน (Different Time / Different Place)

คือ ระบบจัดการลำดับการทำงาน (Workflow management System) เนื่องจากตารางการทำงานของแต่ละฝ่ายอาจไม่ตรงกัน

รูปที่ 10.1 กรอบของการสื่อสารด้านเวลาและสถานที่ (Time/Place Communication Framework )

เครื่องมือสำหรับการทำงานเป็นกลุ่ม (Groupware)

Groupware คือ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้ง Hardware และ Software ที่สนับสนุนการทำงานกลุ่ม ซึ่งมี Software ที่สนับสนุนการทำงานกลุ่มดังนี้

1. Lotus Notes / Domino Server เป็น Software ที่สามารถ Share ข่าวสารในห้องประชุมได้

2. Netscape Collabra Server เป็น Software ที่ทำงานบน Web ใช้ร่วมกับ Lotus Notes เพื่อแสดง

ข่าวสารบน Web ได้

3. Microsoft NetMeeting

4. Novell Groupwise

5. GroupSystems

6. TCBWorks ทำงานผ่านเครือข่าย Internet

7. WebEx

10.4 ระบบสนับสนุนการทำงานกลุ่ม (Group Support Systems: GSS)

ส่วนมากใช้กับองค์กรขนาดใหญ่ที่มักจะตัดสินใจโดยอาศัยคณะกรรมการ ซึ่งจะไม่ตัดสินใจโดยลำพังคนเดียว ระบบ GSS มีความหมายเช่นเดียวกับ Groupware

การตัดสินใจกลุ่มจะเป็นการระดมความคิดเห็นจากคณะกรรมการหลายฝ่าย ซึ่งจะส่งผลดีในการแก้ไขปัญหา แต่การตัดสินใจกลุ่มนั้นจะมีความซับซ้อน อาจต้องอาศัยเครื่องมือและการแบ่งบัน (Share) ข้อมูลข่าวสารร่วมกันในการประกอบการตัดสินใจ

ประโยชน์ของ GSS

1. สามารถประมวลผลข่าวสารแบบคู่ขนานได้

2. กลุ่มคนขนาดใหญ่สามารถมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ

3. ใช้คอมพิวเตอร์จัดการกับข้ออภิปรายได้อย่างรวดเร็ว

4. คนเงียบสามารถออกสิทธิ์และเสียงได้เท่าเทียมกัน

5. คนที่เสียงดังไม่สามารถผลักดันการประชุมได้

6. ประหยัดเวลาในการเดินทาง

ซึ่ง GSS Technologies ที่ใช้ได้แก่ Decision room ต้องสามารถทำให้ผู้เข้าใช้งานนั้นใช้ได้อย่างสะดวก นอกจากนี้ยังรวมถึง Web-based อีกด้วย

ห้องตัดสินใจ (The Decision Room / Electronic Meeting)

เป็นห้องตัดสินใจหรือห้องประชุมอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นห้องที่ใช้สำหรับการประชุมในสถานที่เดียวกัน หรืออาจต่างสถานที่กัน ต้องมีเครื่องมือ Hardware และ Software สนับสนุนการทำงาน มีลักษณะ อุปกรณ์ Hardware ที่สนับสนุนการทำงานดังนี้

1. ใช้เครื่อง PC ที่ทำงานบน Network ประมาณ 12- 30 เครื่อง

2. ใช้ Server PC

3. มีหน้าจอแสดงผลขนาดใหญ่ (Large-screen projection system)

5. ต้องตัดสินใจต้องแยกแยกออกจากห้องประชุมปกติทั่ว ๆ ไป

6. จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมการใช้งานระบบต่าง ๆ ที่อยู่ใน Decision Room เพื่อให้ผู้ใช้ทำงานได้ง่าย

ขึ้น และนำมาซึ่งความสำเร็จในการประชุม

แสดงตัวอย่างของ Decision Room (Cool Rooms)

รูปที่ 10.2 Cool Rooms of US Air Force

รูปที่ 10.3 Cool Rooms of IBM Corp.

รูปที่ 10.4 Cool Rooms of Murraysville School District Bus

เหตุผลในการใช้ห้องตัดสินใจ (Decision Room)

มีองค์กรจำนวนไม่มากนักที่ใช้ห้องตัดสินใจ (Decision Room) เนื่องจากเหตุผล ดังต่อไปนี้

1. ต้นทุนสูง (High Cost) ในการลงทุน

2. ต้องมีการฝึกอบรมการใช้งาน และทำให้ระบบง่ายต่อการใช้งาน

3. จัดหาโปรแกรมที่จะมาสนับสนุนการทำงานได้ยาก

4. ไม่ค่อยได้ใช้บ่อยห้อง Decision Room บ่อยนัก

5. บางครั้งจำเป็นต้องทำงานต่างสถานที่ / ต่างเวลา ซึ่งห้อง Decision Room ไม่สามารถสนับสนุน

การทำงานได้

กิจกรรมของระบบการทำงานกลุ่ม (Group Systems Activities)

1. มีการบันทึกระเบียบวาระการประชุม (Agenda)

2. มีการระดมความคิดเห็นของกลุ่มผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Brainstorming)

3. มีคนกำหนดโครงร่างการประชุมกลุ่ม

4. มีคนกำหนดหัวข้อเรื่อง (Topic) และเรื่องที่จะขอความคิดเห็นจากกลุ่ม

5. มีคนจัดลำดับขั้นตอนการทำงานกลุ่ม

6. มีการนับคะแนนเสียง (Vote)

เหตุผลในการใช้ระบบสนับสนุนการทำงานกลุ่ม (Why GSS?)

1. ทำให้งานประสบความสำเร็จ (Successful)

2. ต้องการคำมั่นสัญญาจากบุคคลในองค์กร

3. ต้องการได้รับการส่งเสริมจากผู้บริหาร

4. ต้องการได้รับการส่งเสริมจากผู้ปฏิบัติงาน

5. มีระบบการโต้ตอบกับผู้ใช้ที่ดูงดูด ง่ายต่อการฝึกอบรม และเพื่อการวางแผนงานที่ดี

10.5 การเรียนรู้ทางไกล (Distance Learning : DL)

ระบบการเรียนรู้ทางไกล (DL) เป็นระบบหรือห้องเรียนรู้ที่ไม่เคยมีมาก่อนในอดีต ปัจจุบันสามารถ

นำมาใช้เพื่อการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม (CSCW / GSS / Groupware) โดยต้องการเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาสนับสนุน แต่สิ่งที่ไม่ใช่สิ่งใหม่ก็คือ (Not new) การคงไว้ซึ่งประสิทธิภาพ (Effective) และการเจริญเติบโตอย่างรวดเร็ว

ข้อดีของการเรียนรู้ทางไกล (DL Advantages)

1. เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพ

2. มีความยืดหยุ่นเรื่องเวลา

3. ผู้เรียนสามารถเก็บงานของตนเองไว้ได้ และยังคงทำงานอื่นได้

4. เดินทางไปทำงานได้ตามปกติ

5. สามารถเข้าใช้งานระบบ DL ได้ทุกที่ทุกเวลา

6. สามารถงานได้โดยอาศัยเทคโนโลยีราคาไม่สูง

7. สามารถจับประเด็นเนื้อหาที่ต้องการได้

8. มีใช้ค่าใช้จ่ายต่ำ

9. ขยายขนาดของห้องเรียนได้ง่าย

ข้อดีอื่น ๆ ของการเรียนรู้ทางไกล (More DL Advantages)

1. สามารถเรียนเนื้อหาหรือหลักสูตร (Course) นั้นซ้ำ ๆ ได้

2. โต้ตอบกับผู้สอนได้แบบตัวต่อตัวทาง e-mail address

3. ผู้เรียนสามารถติดต่อกับผู้สอนช่วงเวลาใดก็ได้ เป็นการเพิ่มขยายเวลาจากเวลาเรียนปกติในชั้นเรียน

4. เป็นการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง

5. มีความยืดหยุ่นในการเช็คชื่อเข้าห้องเรียน

6. มีการใช้เทคโนโลยีในการช่วยอภิปราย

7. เป็นการปรับทัศนคติของผู้เรียนที่ดีขึ้น

8. ผู้เรียนจะมีผลการเรียนที่ดีขึ้น คะแนนสูงขึ้น เนื่องจากเรียนรู้เรื่องมากยิ่งขึ้น

ข้อเสียของการเรียนรู้ทางไกล (DL Disadvantages)

1. มีสังคมกับกลุ่มเพื่อนฝูงลดน้อยลง เมื่อเปรียบเทียบกับการเรียนแบบเผชิญหน้าในชั้นเรียน

2. ไม่มีบริเวณหรือสถานที่ให้ปฏิสัมพันธ์กัน ไม่มีกิจกรรมหรือการสันทนาการต่าง ๆ

3. มีปัญหาเรื่องการสื่อสาร ขาดเพื่อนให้พูดคุย ขาดการมีมนุษยสัมพันธ์

4. ผู้เรียนจะต้องกระตุ้นและบังคับตัวเองอย่างสูง (highly motivated) ถ้าผู้เรียนขาดความรับผิดชอบ

ให้ผู้อื่นเรียนแทน ไม่มีความซื่อสัตย์ การศึกษษด้วยระบบ DL ก็จะล้มเหลวในที่สุด

5. ผู้เรียนจะต้องฝึกฝนอย่างมาก (highly disciplined) ถ้าผู้เรียนเกลียดคร้าน ไม่ค้นคว้าเพิ่มก็จะไม่ได้

ความรู้อะไร ไม่สามารถนไปประยุกต์กับการปฏิบัติจริงได้

6. ผู้เรียนจะต้องมีความชำนาญในการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

7. ผู้เรียนจะต้องตระหนักเสมอว่าการเรียนรู้ในระบบ DL เป็นหน้าที่พิเศษโดยเฉพาะ

ข้อเสียอื่น ๆ ของการเรียนรู้ทางไกล (More DL Disadvantages)

1. อาจมีเนื้อหาและหลักสูตรการเรียนเป็นจำนวนมาก ทำให้สิ้นเปลืองเวลาของพนักงานในการจัดทำ

สื่อ DL

2. ผู้เรียนจะต้องมีความรับผิดชอบอย่างมาก

3. ผู้เรียนจะต้องทำการบ้านอย่างหนัก

Software ที่ใช้สำหรับการเรียนรู้ทางไกล

1. Lotus Notes

2. Microsoft NetMeeting

3. Novell GroupWise

4. Learning Space (Lotus Notes)

5. WebCT

6. LearnLinc Virtual Classroom

สรุป (Summary)

การตัดสินใจแบบกลุ่ม (GDSS) เป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจที่มีผู้ร่วมกระบวนการตัดสินใจมากกว่า

หนึ่งคน ส่งผลดีในการแก้ไขปัญหา เนื่องจากทุกคนสามารถระดมความคิดระหว่างกันแต่ก็อาจใช้เวลานานในการประชุมเพื่อให้ได้ข้อสรุปสำหรับแก้ปัญหาหนึ่ง ๆ และยังอาจก่อให้เกิดข้อขัดแย้งในการลงคะแนนเสียงสำหรับกรรมการผู้เข้าร่วมประชุมอีกด้วย

GSS หรือ GDSS เป็นระบบที่ต้องนำเทคโนโลยีทั้งด้าน Hardware และ Software มาช่วยสนับสนุนการ

ตัดสินใจแบบกลุ่ม เพื่อขจัดปัญหาการลงคะแนนเสียง เรื่องเวลา และเรื่องสถานที่ ลดความขัดแย้งในการประชุม

Groupware จึงถูกใช้เป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม ซึ่งมี Software หลายชนิดที่จัดเป็น

Groupware

การเรียนรู้ทางไกล(DL) ก็เป็นอีกระบบหนึ่งของการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม สามารถประยุกต์ใช้ได้ในองค์กรในการฝึกอบรมพนักงาน (Training) และใช้กับองค์กรด้านการศึกษาระหว่างผู้เรียนและผู้สอนที่

อยู่ต่างสถานที่ / ต่างเวลากัน มีข้อดีและประโยชน์มากมาย ในขณะเดียวกันก็มีข้อเสียและผลกระทบอื่นตามมาด้วย

แบบฝึกหัดท้ายบทที่ 10

1. จงบอกเหตุผล ข้อดีและข้อเสียของการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม