ความสำคัญของการจัดการไอที

(The important of IT management)

ตอนที่ 1 :

แรงกดดันทั่วโลกทำให้เกิดสิ่งใหม่ ๆ ในธุรกิจ เกิดรูปแบบการค้าขายบน Web

ที่เรียกว่า E-Commerce มีจัดการองค์ความรู้ (Knowledge Management) นำความรู้จากประสบการณ์ในอดีตกลับมาใช้ใหม่ โดยอาศัย IT (Information Technology) มีเทคนิคในการสกัดข้อมูล (Data Mining) กองโตที่อยู่ในฐานข้อมูล เพื่อให้เห็นถึงข้อมูลที่ซ่อนเร้นอยู่ และเป็นข้อมูลที่เราไม่เคยรู้มาก่อน (Unknow) มีการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (Cutomer Relationship Management :CRM) ให้ความสำคัญกับลูกค้ามากกว่าในอดีต เพื่อเป็นการชักจูงลูกค้าและต้องการความจงรักภักดีจากลูกค้า ตลอดจนใช้ระบบวางแผนการใช้ทรัพยากร (Enterprise Resource Planing :ERP) เช่น นำไปใช้กับโรงงานผลิตในการจัดทำระบบจัดซื้อ วางบิล หรือจัดการกับระดับสินค้าคงเหลือที่เหมาะสม

จะเห็นได้ว่าสิ่งที่กล่าวมานี้ ล้วนแล้วแต่เป็นเรื่องที่องค์กรธุรกิจไม่ควรมองข้าม และต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่งต่อการจัดการ IT เพื่อความอยู่รอดของธุรกิจ และเพื่อสร้างระบบสารสนเทศเพื่อนำมาซึ่งความได้เปรียบในการแข่งขัน

ในโลกปัจจุบันที่เต็มไปด้วยระบบข่าวสาร (Information System: IS) จำนวนมหาศาล จึงเป็นสิ่งที่เลี่ยงไม่ได้ที่องค์กรจะต้องนำเทคโนโลยี (Technology) เข้ามาเพื่อช่วยจัดการกับข่าวสาร ซึ่งถ้าเรานำ 2 สิ่งมารวมกัน จะเรียกว่า “เทคโนโลยีข่าวสาร” หรือ “เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology:IT)” นั่นเอง ซึ่งความหมายของ IS จะมุ่งเน้นในเรื่องของการบริหารจัดการข่าวสารในองค์กร โดยอาจจะใช้เทคโนโลยีมาช่วยหรือไม่ก็ได้ โดย IS จะมีความหมายในเชิงกว้าง ส่วนความหมายของ IT เป็นเรื่องของการนำเทคโนโลยีมาใช้เป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกับข่าวสารในองค์กร ซึ่ง IT จะมีความหมายในเชิงแคบ ในบางครั้ง IS กับ IT สามารถใช้แทนกันได้ ดังนั้นก่อนที่องค์กรจะเริ่มให้ความสำคัญกับการจัดการ IT ผู้บริหารขององค์กรจะต้องเข้าใจความหมายของ IT ให้ถ่องแท้เสียก่อน โดยแยกตัว I ออกจาก ตัว T ก็จะพบได้ว่า I ตัวแรกคือข่าวสาร (Information) ส่วน T ตัวหลังคือเทคโนโลยี (Technology) และต้องตระหนักเสมอว่าเราจะนำ T เข้ามาใช้เป็นเครื่องมือเพื่อสนับสนุน (support) I มิได้หมายความว่าจะปรับ I ทั้งหมดขององค์กรให้ขึ้นอยู่กับ T ที่จะนำเข้ามาใช้

ความสำคัญของการจัดการไอที (The important of IT)

หากธุรกิจทุกองค์กรสามารถปรับตัวให้เข้ากับยุคเทคโนโลยีข่าวสารได้ องค์กรนั้นก็จะสามารถอยู่รอดในธุรกิจ ซึ่งถ้าเรามองย้อนไปในอดีตในธุรกิจประเภทสื่อจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์ เช่น แผ่น Disk ขนาด 5” จุข้อมูลได้น้อย และไม่เหมาะสมกับราคา ในปัจจุบันสื่อชนิดนี้ได้เลิกผลิตไปนานแล้วและหากเราต้องการเปิดอ่านข้อมูลที่เคยเก็บเอาไว้ในแผ่น Disk ขนาด 5” นี้ ก็จะไม่มีสื่อที่จะเปิดอ่านได้ เนื่องจากผู้ผลิตได้เลิกผลิตและได้ปรับตัวไปตามวิวัฒนาการของเทคโนโลยี หรือแม้แต่ปัจจุบันแผ่น Disk ขนาด 3.5” ก็จะถูกแทนที่ด้วย Thumb Drive ม้วนวีดีโอจะถูกแทนที่ด้วยแผ่น VCD และแผ่น VCD จะถูกแทนที่ด้วยแผ่น DVD เป็นต้น

ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า ผู้บริหารจำเป็นต้องให้ความสำคัญในการจัดการ IT พยายามมองถึงระบบข่าวสารในอดีตและลำดับเหตุการณ์มาถึงปัจจุบัน เพื่อให้เห็นวิวัฒนาการและการเปลี่ยนแปลง และอย่าลืมว่าจะต้องมองอนาคตด้วย เพราะปัจจุบันในวันนี้จะกลายเป็นอดีตในวันข้างหน้า และอนาคตก็จะกลายมาเป็นปัจจุบัน หากเราจัดการ IT ให้สอดคล้องกับระบบงานปัจจุบันและรองรับการขยายตัวในอนาคตได้ดี ก็จะส่งผลดีต่อองค์กร

อย่างไรก็ดีมีหลายองค์กรที่สามารถเปลี่ยนวิกฤตให้กลายเป็นโอกาส เปลี่ยนเหตุการณ์ร้ายให้กลายเป็นดี เนื่องจากองค์กรเหล่านั้นให้ความสำคัญกับการจัดการ IT ตัวอย่างเช่น ธุรกิจร้านถ่ายรูป มีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานโดยการนำ IT เข้ามาใช้ ซึ่งขอเปรียบเทียบให้เห็นความแตกต่างระหว่างธุรกิจในรูปแบบเดิมกับรูปแบบใหม่ดังนี้ (Efraim Turban, Ephraim Mclean and James Wetherbe,2002:6)

ธุรกิจรูปแบบเดิม (Old Economy)	ธุรกิจรูปแบบใหม่ (New Economy)
- ซื้อฟิล์มที่ร้านและใช้กล้อง Manual เพื่อถ่ายภาพ	- ใช้กล้องถ่ายรูปดิจิตอล และใช้ Flat Memory ซึ่งเก็บภาพได้มากกว่าฟิล์ม
- เมื่อถ่ายภาพยังไม่หมดม้วน อาจต้องรอเป็นสัปดาห์หรือเป็นเดือน จึงจะส่งไปอัดภาพและล้างภาพ	- สามารถส่งล้างได้ทุกเมื่อตามต้องการ ในเวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมง
- ไม่สามารถส่งภาพให้กับเพื่อนหรือครอบครัวอย่างทันทีทันใด	- ส่งภาพได้ทันทีในรูปแบบของ File โดยผ่านทาง E-mail หรือเครือข่ายการสื่อสาร
-กล้อง Manual มีฟังก์ชั่นในการทำงานน้อย สามารถถ่ายภาพนิ่งได้อย่างเดียว	- กล้องดิจิตอล ทำงานได้หลากหลายฟังก์ชั่น เช่นถ่ายวีดีโอ บันทึกเสียง ถ่ายภาพนิ่งและภาพเคลื่อนไหว นอกจากนี้ยังสามารถใช้ Software ในการตกแต่ง File ภาพ หรือนำ File วีดีโอ ไปสร้างเป็น Movie โดยกำหนด Sine ตามต้องการ
- ไม่สามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์การสื่อสาร (Communication) ได้	เชื่อมต่อกับอุปกรณ์ Wireless เช่น palm หรือ Cell Phone เพื่อความสามารถในการถ่ายโอน File ได้ในเวลาอันรวดเร็ว

ตารางที่ 1 เปรียบเทียบธุรกิจรูปแบบเดิมและรูปแบบใหม่

จากตัวอย่างในตารางจะพบว่า ถ้าเจ้าของร้านถ่ายรูปเห็นความสำคัญของผลกระทบที่เกิดจาก IT และยอมรับที่จะนำ IT เข้ามาใช้งาน มีวิธีการจัดการ IT ที่เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานของร้าน ก็สามารถเปลี่ยนผลกระทบนั้นให้กลับกลายเป็นเหตุการณ์ที่ดีขึ้น เพราะสังเกตเห็นได้ว่าผู้คนมีการถ่ายภาพมากขึ้นเนื่องจาก Flat Memory ในกล้องดิจิตอลไม่จำกัดจำนวนภาพที่ 36 ภาพเหมือนกล้อง Manual ในอดีต อีกทั้งทางร้านถ่ายรูปยังมีบริการที่รวดเร็วขึ้น โดยการนำ IT เข้ามาสนับสนุนการทำงาน มีบริการตกแต่งภาพตามความต้องการของผู้ใช้บริการ

* โปรดติดตามตอนต่อไป

บรรณานุกรม

Efraim Turban, Ephraim Mclean and James Wetherbe. (2002). Information Technology For

Management 3 ^rd Edition. USA. John Wiley & Sons, Inc.

Efraim Turban, Ephraim McLean and James Wetherbe. (2005). Information Technology for

Management: Transforming Organizations in the Digital Economy, 4^th Edition. USA.

John Wiley & Sons, Inc.

www.No-Poor.com